Case Study: Rezkin Tối Ưu Hóa Vận Hành & Tăng 8% Tỷ Lệ Chốt

Bối cảnh & Thách thức

Anh Tài, giám đốc của Rezkin, đã xây dựng một hệ thống vận hành ban đầu rất thông minh qua Google Sheets để quản lý data từ quảng cáo chuyển đổi. Hệ thống này hoạt động tốt ở quy mô nhỏ. Tuy nhiên, khi Rezkin trên đà mở rộng đội ngũ và tăng ngân sách quảng cáo, hệ thống này bắt đầu bộc lộ những điểm yếu chí mạng:

• Quá tải & Lag: File Google Sheet chứa hàng chục ngàn dòng data trở nên quá tải, việc mở và thao tác mất rất nhiều thời gian, ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ xử lý lead của sales.
• Dữ liệu phân mảnh: Giải pháp tình thế là tách file theo từng tháng, nhưng điều này lại khiến dữ liệu bị phân mảnh, khó tra cứu lịch sử khách hàng và làm sai lệch toàn bộ hệ thống báo cáo khi công thức bị chỉnh sửa.
• Bỏ rơi khách hàng: Không có công cụ giám sát, các nhân viên sales thường xuyên bỏ lỡ khách hàng tiềm năng, không gọi lại đủ số lần theo quy định, gây lãng phí lớn chi phí marketing.
• Điểm nghẽn quy mô: Anh Tài nhận ra rằng với hệ thống hiện tại, Rezkin không thể tuyển thêm sales và mở rộng quy mô một cách hiệu quả.

Giải pháp của tôi: Triển khai Pushsale.vn

Sau khi phân tích kỹ lưỡng mô hình của Rezkin, tôi đã đề xuất giải pháp cốt lõi là thay thế hoàn toàn hệ thống Google Sheet bằng phần mềm Pushsale.vn, tập trung vào 4 trụ cột chính:

1. Hợp nhất và tự động hóa Data: Kết nối trực tiếp API từ các nền tảng quảng cáo (Facebook, TikTok) vào Pushsale.vn. Toàn bộ data khách hàng tiềm năng được đổ về một nơi duy nhất, theo thời gian thực và không còn tình trạng lag hay phân mảnh.
2. Tự động hóa quy trình chia số & chăm sóc: Thiết lập cơ chế chia số tự động cho đội ngũ sales ngay khi lead về. Quan trọng hơn, hệ thống tự động tạo lịch hẹn và nhắc nhở sales gọi lại cho khách hàng theo kịch bản được định sẵn, đảm bảo không một khách hàng nào bị bỏ quên.
3. Xây dựng hệ thống báo cáo Real-time: Giám đốc và trưởng nhóm có thể theo dõi hiệu suất của từng nhân viên bất cứ lúc nào: số cuộc gọi, số đơn chốt, doanh thu, tỷ lệ chốt... mà không cần chờ báo cáo thủ công cuối ngày.
4. Tích hợp API giao vận, giảm tỷ lệ hoàn: Kết nối với các đơn vị vận chuyển, giúp sales có thể theo dõi tình trạng đơn hàng ngay trên Pushsale và chủ động xử lý các vấn đề phát sinh, giảm đáng kể tỷ lệ hoàn hàng.