Case Study: Thiên Dược (Phần 2)

Lời mở đầu: Sứ mệnh bất khả thi

Nếu phần 1 là câu chuyện về một chiến lược kinh doanh táo bạo, thì phần 2 là câu chuyện về những con người đã biến chiến lược đó thành hiện thực. Đằng sau sự tăng trưởng thần tốc từ 20 lên 1.500 nhân sự của Thiên Dược là một chiến dịch triển khai hậu cần và kỹ thuật đầy kịch tính, diễn ra ngay giữa tâm bão giãn cách xã hội.

Nhóm tiên phong của chúng tôi chỉ có 3 người: Tôi, Hùng Vũ và Tiên "kỳ cục". Ba anh em chúng tôi xác định đây là một sứ mệnh đặc biệt. Bất chấp rủi ro và lệnh hạn chế đi lại, chúng tôi lao ra đường, tuân thủ nghiêm ngặt quy trình xét nghiệm COVID 3 ngày/lần để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho khách hàng mỗi khi vào văn phòng làm việc.

Nhiệm vụ là trang bị "vũ khí" cho hàng trăm sale sắp được tuyển dụng. Và "vũ khí" đó là một chiếc điện thoại được cài đặt sẵn hệ thống tổng đài Pushsale. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế là một chuỗi bài toán cực kỳ hóc búa.

Bài toán 1: "Vũ khí" nào cho 1.500 binh lính?

Để ứng dụng tổng đài SIM, bắt buộc mỗi nhân viên sale phải có một chiếc điện thoại Android. Nhưng không phải điện thoại Android nào cũng được. Nó phải đáp ứng 3 tiêu chí ngặt nghèo:

• Hệ điều hành Android để cài đặt ứng dụng chuyên dụng.
• Phải có sẵn chức năng Ghi âm cuộc gọi tự động do nhà sản xuất tích hợp. Đây là yếu tố then chốt nhưng lại không có trên hầu hết các dòng máy.
• Giá cả hợp lý, hiệu năng ổn định và quan trọng nhất là phải có sẵn số lượng lớn.

Sau khi kiểm tra, chúng tôi nhận ra chỉ có các dòng máy của Samsung là đáp ứng tốt nhất yêu cầu, trừ các model đã quá cũ. Nhưng làm thế nào để tìm được hàng trăm chiếc điện thoại Samsung đúng chủng loại, giá tốt ngay trong lúc mọi chuỗi cung ứng đều đứt gãy vì dịch bệnh?

May mắn thay, trong nguy có cơ. Một thành viên trong ban lãnh đạo của khách hàng, bằng mối quan hệ của mình, đã kết nối và tìm được nguồn cung cấp 400 chiếc máy cho đợt đầu tiên. Bài toán thiết bị được giải quyết vào phút chót.

Bài toán 2: Cuộc đua với thời gian và 400 chiếc điện thoại

400 chiếc điện thoại mới tinh, mỗi chiếc cần lắp 2 SIM, kích hoạt và cài đặt phần mềm. Ba anh em chúng tôi bắt tay vào việc. Trên mặt bàn, mỗi người xử lý 20 máy một lúc. Trung bình, mỗi máy ngốn hết 15 phút.

Chỉ sau nửa ngày, chúng tôi đều "oải" và nhận ra một sự thật phũ phàng: chúng ta không thể thắng được cuộc đua này. Với tốc độ này, chúng tôi sẽ không bao giờ kịp tiến độ gửi máy cho hàng trăm sale đang chờ đợi ở khắp các tỉnh thành để bắt đầu làm việc.

Một ý tưởng lóe lên: "Tại sao chúng ta phải làm thay họ?".

Giải pháp được đưa ra ngay lập tức:

1. Đóng gói "Combo Khai hoả": Mỗi hộp sẽ bao gồm 1 điện thoại và 2 SIM đi kèm.
2. Sản xuất "Tài liệu huấn luyện": Chúng tôi quay một video hướng dẫn chi tiết, từng bước một, cách lắp SIM, kích hoạt máy và tự cài đặt ứng dụng Pushsale.
3. Phân phối và Ủy quyền: Gửi thẳng combo này đến cho các sale đã trúng tuyển. Họ sẽ tự mình hoàn thiện "vũ khí" của mình.

Vấn đề tiến độ đã được giải quyết một cách ngoạn mục, biến một quy trình tập trung thành một quy trình phân tán, có khả năng mở rộng không giới hạn.

Bài toán 3: Làm sao để "chiến binh" giữ gìn "vũ khí"?

Trao một tài sản có giá trị cho một nhân viên vừa mới tuyển dụng, làm việc hoàn toàn online, là một rủi ro rất lớn. Làm sao để đảm bảo họ sẽ có trách nhiệm và giữ gìn máy cẩn thận?

Một giải pháp về cơ chế, thay vì công nghệ, đã được thống nhất: Cọc trách nhiệm.

• Khi phỏng vấn, ứng viên được thông báo rõ về việc sẽ nhận một điện thoại để làm việc và cần đặt cọc một khoản tiền để đảm bảo.
• Khi nhân viên giao hàng (shipper) giao máy, họ sẽ đồng thời thu lại khoản tiền cọc này.
• Khi nhân viên nghỉ việc, họ chỉ cần gửi trả lại máy trong tình trạng tốt, công ty sẽ hoàn trả 100% tiền cọc.

Cơ chế này đơn giản, minh bạch và giải quyết triệt để vấn đề quản lý tài sản từ xa.